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Ich bekam meinen ersten echten Vorgeschmack auf die Prozessdokumentation, als ich ein Buch für Microsoft Press schrieb. Das Buch war eine Anleitung für Computerdienstanbieter für kleine Unternehmen und MSPs (Managed Service Providers) zum Aufbau eines Unternehmens rund um Die All-in-One-Suite von Microsoft (Microsoft Small Business Server/SBS). Die Hälfte des Buches war eine technische Prozessdokumentation, einschließlich der Installation und Anpassung verschiedener Teile der Server-Suite. Die andere Hälfte des Buches bewarb sich mit dem Geschäftsentwicklungsprozess (z. B. Marketing, Projektmanagement, Einstellung, Subunternehmerund und Serviceverträge). Gesundheitsorganisationen bestehen aus komplizierten, involvierten und hochprozessorientierten Verfahren wie klinischen Studien und Tests, Zertifizierungvon von Gesundheitsdienstleistern, Schutzinformationsmanagement (Protected Health Information, PHI), Schadensbewertung und -überprüfung sowie Mitarbeiter-Onboarding. Die Dokumentation Ihres Prozesses hat wenig Auswirkungen, wenn die Benutzer nicht wissen, wo sie auf die Informationen verweisen sollen, sie sind nicht leicht zugänglich oder verständlich. Daher möchten Sie sicherstellen, dass Sie die Dokumentation optimieren. Die Prozessdokumentation ist eine Roadmap für Ihre Organisation – sie hilft Ihnen, den aktuellen Status eines Prozesses zu identifizieren, um zu wissen, wie Sie ihn verbessern können.

Jede Aufgabe, die mehr als einmal ausgeführt oder von mehreren Personen abgeschlossen wird, muss dokumentiert werden. Dies bietet Konsistenz für Ihre Organisation und ermöglicht es Ihnen, Prozesse während der Vorgehensweise zu überwachen und zu überarbeiten. 4. Beschreiben Sie die Personen, die in den Prozess einbezogen werden, und definieren Sie ihre Rollen. Achten Sie darauf, Berufsbezeichnungen anstelle von Einzelnennamen zu verwenden. Unabhängig davon, wie Sie das Eingabearbeitsblatt organisieren und verteilen, finden Sie hier einige Tipps, wie Sie das Sammeln Ihrer Prozesse effektiv und effizient gestalten können. Die beste Mentalität, die Sie beim Beginn der Prozessdokumentation haben können, ist die: Nehmen Sie es Schritt für Schritt. Wenn Sie sich der unternehmensweiten Prozessdokumentation nähern, kann dies überwältigend und einschüchternd erscheinen. Versuchen Sie stattdessen, die Facetten Ihres Unternehmens in einem hochrangigen Umriss zu organisieren, damit Sie an einem Abschnitt nach dem anderen arbeiten und die Lücken füllen können, während Sie gehen.” Ihre Dokumentation ist nur so gut wie die Daten, die Sie zurückbekommen. Obwohl die Selbstanzeige ein wichtiger Teil davon ist, müssen die empfangenen Daten validiert werden.

Sie verwenden diese Daten, um Ihren Prozess zu einem bestimmten Zeitpunkt zu verbessern, daher müssen Sie mit den Daten vertraut sein, um diese betrieblichen Änderungen vorzunehmen. Softwaredokumentation ist eine Art von Prozessdokumentation, die bei der effizienten und angemessenen Nutzung von Software hilft. Obwohl es ursprünglich entwickelt wurde, um erfahrenen Benutzern zu helfen, hat es sich entwickelt, um neue Benutzer zu unterrichten. Diese Entwicklung führte zur Aufgabenorientierung, die Informationen sequenziell erklärt, z. B. How-to-s oder Tutorials. Ein gutes Dokument sollte die Verwendung des Programms am Arbeitsplatz fördern, indem es für den Benutzer verständlich ist. Um sicherzustellen, dass Ihre Prozessdokumentation nicht in einem Silo in Ihrem Unternehmen vorhanden ist, müssen Sie die Tools, die Sie verwenden möchten, sorgfältig prüfen. Ihre Prozessdokumentation sollte flexibel sein und vor allem Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass die von Ihnen wählenden Tools tatsächlich die Verwendung fördern. Um sicherzustellen, dass Sie dieses Ziel erreichen, sollten Ihre Tools die folgenden Kriterien erfüllen: Jemand, der in Prozessen neu ist, sollte wissen, dass es für jedes Unternehmen wichtig ist, einen Prozess für jede Aufgabe zu erstellen und zu dokumentieren.